忒有料

公司规模1000人左右,无论职位大小,每一份报销单都要经过大老板签字,合理么?

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从企业财务管理的效率来讲,员工已经达到了1000人,还由老板全权负责审核报销,自然是不太合理的。

其不合理之处主要体现在以下几个方面:

1. 集权式财务管理,导致效率低下

1000人的规模,按照企业行业不同,销售人员所占的比例也不同。对于销售人员来说,一个月可能有好几单报销,即使是对于行政人员,也可能一个月有一单,如此算来,老板一个人一月批上千份报销,不仅是被大量的审批工作绊住了手脚,还让员工无法及时取得报销款。通常老板的办公室门口人头攒动,并不是一个企业欣欣向荣的景象,而是缺乏效率的表现。

2. 老板并不是审批最合适的人

对于大老板来说,也许并不是审批报销最合适的人。因为对于一个规模已经达到1000人的企业,即使有一个事无巨细的领导,要把每个部门的每一个项目都搞得清清楚楚,要把每一笔费用都亲自把控,也是心有余而力不足的。搞不清楚,必然要询问,一来二去,耽误了时间,更有甚者可能会影响项目的顺利进行。

3. 报销单需要老板签字

现在已经是电子化办公的时代了,对于一个有1000名员工的公司,还采用的是传统的手工签字的流程。究其原因,可能因为老板要看明细。其实,对于大部分的老板来说,对于报销明细的审核并不专业。哪笔细节的报销是超支的,是否能够第一时间反应出来?哪些报销是不符合公司规定的,是否能够立刻识别?既然做不到,为什么一定要亲力亲为,吃力不讨好呢?

所以,从财务管理的效率和合理性来看,如果企业规模已经扩大到1000人了,这样的过度集权并不合适。

既然老板如此日夜操劳,还是不尽合理,那么如何才能提高企业报销和审批的效率呢,我们可以从以下几个方面来考虑:

1. 设置层级与节点

老板进行适度的授权,建立起报销审批的层级。不同的金额及不同的事项,可以对应于不同级别的审批,每个部门要对自己的预算负责。

根据不同的事项,建立起报销的审批节点,对于某些金额重大,或者重要的事项,由老板进行审批。

2. 建立事前、事中、事后的控制机制

要想整个报销有序进行,不是靠老板一个人能够完成的。对于重要的事项,比如异地出差,飞机住宿等预计会比较大金额的差旅,可以设置预审批;对于报销的过程,可以由各个部门经理来控制项目预算,由财务人员来控制报销的合规;对于报销以后的情况,可以设置定期的抽检,来确定报销执行的有效性。

当然,如果要依赖于员工的自觉性,那么可以更多地设置信用激励机制,一旦出现问题,要上黑名单,员工自然也就会注意合规性。

3. 充分利用信息化手段

现在已经是信息化的时代,许多的软件都已经提供了线上审批的功能,因此,企业也需要与时俱进,充分运用现代化的手段,来实现报销,而不是在聚集在老板办公室门口要签名了。

总之,对于员工已经1000人的企业来说,集中于让老板一人签字审批是不尽合理的。企业需要考虑设置内部的审批层级与节点,并做好事前、事中、事后的控制。最后,信息化的手段也要充分运用,可以从最大限度上提高企业财务管理的效率。

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